Een paar weken geleden was ik als deelnemer te gast bij een zakelijk evenement en daar werd ik niet ontvangen. Dat klinkt vreemd en dat was het ook. Ik wist niet precies waar ik heen moest en er kwam ook niemand naar mij toe om me te verwelkomen. Mijn eerste indruk werd bepaald door verwarring. Toen ik eenmaal binnen was, zag ik bij een volgende deelnemer hetzelfde gebeuren. Ik merkte dat ik de rol van gastvrouw op me wilde nemen. Ik wilde opstaan om naar mensen toe te lopen en ze te verwelkomen, terwijl ik helemaal niet de organisator of host was.

Het zette me aan het denken. En hierbij zet ik jou graag aan het denken. Stel, jij organiseert een evenement. Hoe zorg jij dan voor een warm welkom? Rol je de rode loper uit, hang je slingers op of steek je fakkels in de grond om je gasten de weg te wijzen? Dit klinkt misschien wat overdreven, maar dan is het voor de meeste mensen wel duidelijk dat ze welkom zijn!
Of kies je voor een subtielere oplossing, hang je een bordje op of staat er een gastvrouw/gastheer bij de ingang of op de parkeerplaats? Probeer je in te leven in de gast. Wat zou jij waarderen bij het ontvangst?

Veel gasten vinden het prettig om te merken dat ze verwacht worden, dat je blij bent om ze te zien. Een soort bevestiging van hun komst. Smalltalk kan helpen om mensen op hun gemak te stellen. Vraag of ze een goede reis hebben gehad, of ze misschien hun jas willen ophangen of van het toilet gebruik willen maken.

Een welkomstdrankje en/of hapje doet het ook vaak goed. Sommigen gasten zijn (lang) onderweg geweest en lusten vaak wel wat. Zorg ervoor dat het hapje/drankje er origineel en leuk uitziet! En kies voor iets wat makkelijk eetbaar is. Het is ongemakkelijk als je net met iemand in gesprek bent en je staat te knoeien met je hapje.
Die eerste paar minuten krijgen mensen de eerste indruk van jouw evenement. Zorg ervoor dat die onvergetelijk is! Op een positieve manier uiteraard ­čśë

Maar dan terug naar het dagelijkse leven, als er geen evenement gaande is. Hoe zorg jij dan voor een warm welkom?
Dienstverlenende bedrijven en culturele instellingen zetten steeds vaker een gastvrouw of gastheer in. Ik zie dit in musea en theaters, voor aanvang van een voorstelling, maar ook in bibliotheken, bij banken en ziekenhuizen. Deze gastheren en gastvrouwen zijn er om mensen te ontvangen, de weg te wijzen en vragen te beantwoorden. Dat vind ik een hele goede ontwikkeling. Want hoe handig de digitale en technologische mogelijkheden tegenwoordig ook zijn, persoonlijk contact hebben met een echt mens heeft voor velen nog wel de voorkeur.

Ik ben benieuwd naar jouw idee├źn/adviezen/ervaringen voor een warm welkom. Deel ze gerust met me: judith@beleefdegastvrijheid.com

Gastvrije groet,
Judith